Hôtesse d'Accueil - Secrétaire - Commune de Donzere H/F - Communes

La commune de Donzère recherche son hôtesse d'accueil - secrétaire pour rejoindre son équipe. Le poste implique un accueil physique et téléphonique du public, où vous serez le premier point de contact pour nos usagers. Vous devrez faire preuve d'amabilité, de clarté dans vos communications et adapter votre intervention en fonction des besoins de chacun.Accueil physique et téléphonique du public : Accueillir le public avec amabilitéPrendre des messages et les transmettre au service concernéS'exprimer clairement et reformuler les demandes Favoriser l'expression de la demande Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques Appliquer les règles de communication et de protocole Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous Mettre en relation des correspondants Gérer les situations de stress et réguler les tensions Réagir avec pertinence aux situations d'urgence Conserver neutralité et objectivité face aux situations S'adapter aux publics de cultures différentes Adapter son intervention aux différents publics Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activitéRenseignement et orientation du public :Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence Présenter des documents d'information et de communication Gérer un planning de réservation de salles et de véhicules Orienter vers les personnes et services compétents Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité Aider à rédiger des documents administratifs Gestion et affichage d'informations Réaliser des scans et photocopies Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informationsGestion administrative des festivités communales, des salles et du matériel en prêt :Déclarations en lien avec les festivités communales et gestion des organismes nationaux (GUSO, SACEM, SPRE, assurances)Réceptionner, enregistrer et planifier les demandes des salles et du matériel en prêt Gestion courrier départ et stock fournitures administratives :Enregistrement et gestion du courrier départCommande des fournitures de bureau et gestion du stock

Formation initiale dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariatCapacité à recueillir et à transmettre les informationsQualités relationnelles, patience, empathie Sens du service publicDiscrétion, AutonomieGoût du travail en équipeMéthode et rigueur, sens de l'organisationDisponibilité, réactivité et dynamismeHoraires fixes (travail un samedi par mois par roulement)

• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Accueil de la clientèle
• Dynamisme
• Autonomie
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Empathie
• Patience