Secretaire du Service Technique - Mairie de Viviers H/F - 26

Le/la secrétaire apporte une aide fondamentale au responsable du service en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi et de classement des dossiers.

- Secrétariat du service
- Gestion des relations avec les autres services de la commune, les administrés, les associations, les entreprises et les partenaires institutionnels
- Gestion des demandes de devis
- Gestion et envoi des bons de commande
- Gestion administrative des demandes d'intervention des services techniques
- Accueil physique et téléphonique des usagers, recueil des doléances et autres demandes techniques, orientation vers les bons interlocuteurs
- Réponses aux courriers/courriels et suivi (en lien avec le responsable)
- Rédaction de documents techniques en lien avec le responsable du service
- Mise en place et suivi d'indicateurs (ex : parc des véhicules, consommations de carburant, etc.)
- Aide à la préparation de réunions
- Réservation des salles et préparation de l'organisation matérielle des réunions
- Rédaction des ordres du jour, convocations et comptes rendus
- Préparation de dossiers pour les suivis de travaux
- Classements informatiques ou papier
- Assistance pour la rédaction de documents de consultation d'entreprises, la création de tableaux de comparaison d'offres d'entreprises,
- Assistance dans la constitution, l'envoi et le suivi des dossiers de demandes de subventions